Die Arbeitswelt ist längst durchdrungen von den Möglichkeiten, die uns die Digitalisierung bietet. Mit der Selbstverständlichkeit von Anwendungen verliert sich oft auch der Blick für Herausforderungen, denen Mitarbeiter*innen und Führungskräfte begegnen: Wie gehen wir mit neuen Technologien um? Wie setzen wir sie ein? Was bringt Mehrwert bzw. was verschwendet im Gegensatz dazu kostbare Zeit? Wo braucht es Regeln und Grenzen? Wo sogar Verbote? Wann werden Mitarbeiter*innen überfordert? Nutze ich berufliche Tools auch in der Freizeit? Wie sieht meine Work-Life-Balance aus, wenn ich theoretisch immer und überall erreichbar sein kann?
Forschungsprojekt digitale Mediennutzung am Arbeitsplatz
Das Projekt digi@work hat am Standort Steiermark Mitarbeiter*innen und Führungskräfte von Unternehmen zu ihrer Wahrnehmung der Digitalisierung befragt, insbesondere im Kontext des Arbeitsplatzes. Ein Fokus war dabei die Nutzung verschiedener digitaler Tools. Der Begriff „Tool“ wurde dabei sehr weit gefasst, sowohl Software als auch Hardware wurden miteinbezogen. Die essenzielle Fragestellung bezieht sich auf die tatsächliche Veränderung von Arbeit an sich: ob sich Arbeitsabläufe durch Tools maßgeblich verändern, ob beispielsweise Tätigkeiten hinzukommen oder wegfallen und wie die grundsätzliche Einstellung von Arbeitnehmer*innen und Führungskräften zu digitalen Tools aussieht.
Entgrenzungstendenzen am Arbeitsplatz
Zu beobachten ist eine häufigere Verwendung von mobilen Endgeräten (Handy, Tablet, Laptop etc.) bzw. durch webbasiertes Arbeiten eine häufigere Verwendung von darauf laufenden digitalen Anwendungen. Die Gründe und Folgen daraus sind unterschiedlicher Natur: Ortsungebundenheit die Arbeit betreffend, zeitliche Entgrenzung/Entkopplung, verschiedene Tätigkeits-/Anwendungsbereiche, aber auch eine beobachtbare Tendenz, private und berufliche Tools immer stärker zu vermischen. Das kann zur Folge haben, dass jene Anwendungen, die im privaten Kontext häufig genutzt werden (z. B. WhatsApp), sich nun auch im beruflichen Kontext wiederfinden. Zum anderen können berufliche Tools auch im privaten Kontext eingesetzt werden, was einer Entgrenzung von Arbeit Vorschub leistet.
Im Rahmen der Untersuchungen (n = 179) konnte keine einheitliche Strategie der Organisationen in Bezug auf diese zunehmende Vermischung beobachtet werden. Immerhin 55 Prozent der Befragten aus steirischen Unternehmen geben an, verschriftlichte Regelungen zur beruflichen Verwendung privater Endgeräte definiert zu haben. 12 Prozent scheinen entsprechende Regelungen zumindest in mündlicher Form zu kommunizieren. In immerhin jedem dritten Betrieb sind jedoch keine diesbezüglichen Regelungen vorhanden. Rund 45 Prozent aller befragten Betriebe geben an, verschriftlichte Regelungen zur beruflichen Verwendung von Social-Media-Tools wie beispielsweise WhatsApp oder Facebook implementiert zu haben. In 40 Prozent der befragten Betriebe sind keine diesbezüglichen Regelungen vorhanden.
Wenig überraschend werden E-Mails bzw. Office-Anwendungen am häufigsten genutzt und für eine Vielzahl von Aufgaben eingesetzt. Auch WhatsApp wird in knapp einem Drittel der befragten Betriebe eingesetzt, insbesondere zum Zweck der raschen Kommunikation zwischen den Mitarbeiter*innen. Aber auch unternehmensinterne bzw. -spezifische Programme werden für Kommunikation, Zusammenarbeit und Kooperation eingesetzt. Im Wesentlichen sind alle diese Tätigkeitsbereiche digitalisiert, das Ausmaß hängt aber auch von der jeweiligen Branche ab. Der Einsatz digitaler Tools wirft aber auch unmittelbar Fragen auf, z. B. im Hinblick auf Datenschutz oder auf potenzielle Auswirkungen auf Arbeitnehmer*innen. Beides Themen, welche als Herausforderungen bzw. Risiken eingestuft werden.
Unterschiedliche Strategien im Umgang
Die Strategien von Organisationen im Umgang mit digitalen Tools sind vielfältig, wobei der Stellenwert der Digitalisierung vom Unternehmen abhängt. So können digitale Tools beispielsweise einen wesentlichen Beitrag zur Zielerreichung liefern. Innovationen und Neuerungen werden in solchen Fällen laufend verfolgt und gleich in Arbeitsabläufe integriert. Der Nutzen der Anwendungen ist somit direkt wahrnehmbar. Vor allem Unternehmen aus dem technologischen Sektor sind hier auch bereit, zu investieren und eine entsprechende Infrastruktur bereitzustellen. Das bezieht sich sowohl auf die Hardware als auch auf entsprechende Rahmenbedingungen für die zeitliche und örtliche Organisation der Tätigkeit. Digitalisierung im weitesten Sinne zählt für diese Unternehmen zu den Kernkompetenzen.
In anderen Bereichen ergänzt die Digitalisierung lediglich die „eigentliche“ Tätigkeit. Das heißt, die eigentliche Arbeit passiert analog, und bloß die Planung, Dokumentation, Reflexion und Abrechnung werden digitalisiert abgewickelt. Dabei dienen digitale Tools in erster Linie der effizienten Unternehmenssteuerung, und Mitarbeiter*innen erkennen nicht immer den Nutzen, der damit einhergeht. So entstehen mitunter lediglich ein Mehraufwand und eine stärkere Belastung der Mitarbeiter*innen. Das ist insofern problematisch, als damit die Motivation verloren geht, sich mit diesen digitalisierten Prozessen auseinanderzusetzen, Widerstand kann häufig eine Folge davon sein. Vor allem dann, wenn die Umsetzung der digitalisierten Bereiche der Tätigkeit mit sehr viel Unsicherheit und einer starken Überforderung einhergeht und diese von der Unternehmensführung nicht ernst genommen wird. Wird das Ziel verfolgt, mit der Implementierung digitaler Technologien die Arbeit zu erleichtern und zu unterstützen, womit ein Mehrwert für Mitarbeiter*innen ersichtlich wird, gilt es, die Nutzer*innen in die Entwicklung digitaler Tools mit einzubeziehen und interdisziplinäre Kooperationen zwischen IT-Spezialist*innen und den Anwender*innen in den Bereichen Entwicklung, Testung und Evaluation zu installieren.
Auch die Ausstattung der jeweiligen Organisation spielt dabei eine zentrale Rolle. Wird in der Organisation mit neuen Geräten gearbeitet, die der jeweiligen Tätigkeit entsprechen? Entspricht die Software der Logik des Handlungsfeldes und ist sie kompatibel mit jener von wichtigen Kooperationspartner*innen? Ist die Verbindung zum Internet immer und überall gewährleistet? Einen weiteren wesentlichen Aspekt stellen die Regelungen und Richtlinien seitens der Organisation im Umgang mit digitalen Tools und Devices dar: Wie bin ich erreichbar, wenn ich kein Diensthandy habe? Bis wann bin ich erreichbar? Bin ich im Urlaub erreichbar? In welchem Zeitraum beantworte ich E-Mails? Wie gehe ich mit Tätigkeiten um, die ich innerhalb der Dienstzeit nicht erledigen/abschließen konnte? – Klare Positionierungen und Regelungen seitens der Organisation tragen hier wesentlich zur Orientierung der Mitarbeiter*innen bei.
Der Prozess der Digitalisierung ist von Ambivalenzen geprägt, was sich auch in den Ergebnissen der Studie widerspiegelt. Organisationen bewegen sich hier im Spannungsfeld zwischen Technik-Euphorie und Technik-Skepsis. Wichtig scheint, einer bewussten und partizipativen Gestaltung von Digitalisierung gegenüber einer bloß ablehnenden Haltung den Vorzug zu geben, um die Potenziale der digitalen Transformation in den jeweiligen Tätigkeitsbereichen entsprechend nutzen zu können. Damit können Mitarbeiter*innen sowohl in die Auswahl der Tools als auch in die Entwicklung von Regeln und Richtlinien miteinbezogen werden, wodurch sich auch deren Akzeptanz erheblich steigern kann.
Link zur Projektwebsite: https://digital-at-work.uni-graz.at/de/neuigkeiten/detail/article/erste-einblicke-in-die-projektergebnisse/
Projektteam: Romana Rauter, Andrea Mayr, Robert Gutounig und Sonja Radkohl